O Termo de Referência é um documento técnico que descreve, com clareza e objetividade, todos os aspectos da contratação pública. Ele detalha o objeto, os critérios de escolha do fornecedor, os prazos, as condições de entrega e os requisitos técnicos da contratação.

Em outras palavras, trata-se da base de um processo licitatório. Sem um Termo de Referência bem elaborado, aumentam as chances de falhas, impugnações e prejuízos ao erário. Por isso, é essencial investir tempo e atenção na sua construção.

Por que o Termo de Referência é tão importante?

Um Termo de Referência bem feito garante transparência, eficiência e segurança jurídica ao processo de licitação. Ele serve como guia tanto para os fornecedores quanto para os gestores públicos.

Além disso, é ele quem assegura que os bens ou serviços contratados estejam alinhados com a real necessidade da administração. Consequentemente, reduz-se o risco de contratações mal planejadas ou desnecessárias.

Como elaborar um Termo de Referência: passo a passo

A seguir, veja as etapas fundamentais para a elaboração de um Termo de Referência eficiente:

1. Defina claramente o objeto da contratação

Em primeiro lugar, descreva de forma precisa o que será contratado. Use linguagem técnica, mas compreensível, especificando quantidades, prazos, características e finalidades do objeto.

Exemplo: “Aquisição de 500 unidades de computadores com processador X, 16 GB de RAM, SSD de 512 GB, para atender às demandas do setor de tecnologia da informação.”

2. Apresente a justificativa da contratação

Explique a necessidade da aquisição. Nesse ponto, é importante demonstrar o interesse público envolvido, baseando-se em dados objetivos, demandas internas e planos de trabalho da instituição.

Além disso, essa justificativa serve como respaldo legal e técnico para a futura contratação.

3. Descreva os requisitos técnicos mínimos

Nesta etapa, informe quais são os critérios técnicos obrigatórios que o objeto deve atender. Isso ajuda a restringir propostas incompatíveis e garante maior qualidade na execução contratual.

Por exemplo, você pode exigir certificações específicas, conformidade com normas da ABNT ou comprovação de desempenho técnico anterior.

4. Estabeleça os critérios de julgamento

Aqui, é fundamental definir como as propostas serão avaliadas. Será pelo menor preço? Maior desconto? Técnica e preço?

Além disso, indique quais documentos os licitantes deverão apresentar para habilitação, bem como critérios de desempate, se necessário.

5. Defina prazos, condições de entrega e execução

Determine os prazos para entrega dos produtos ou execução dos serviços, bem como os locais, horários e demais condições envolvidas.

Por conseguinte, essas informações permitem que os fornecedores avaliem sua capacidade de atendimento antes mesmo de participar da licitação.

6. Elabore a estimativa de preços

A estimativa de valor deve ser fundamentada em uma pesquisa de mercado atualizada e confiável, utilizando fontes oficiais, como o Compras.gov.br, Painel de Preços ou até contratações similares recentes.

Essa etapa é essencial para garantir que os preços estejam compatíveis com a realidade do mercado, evitando superfaturamento ou inexequibilidade.

Principais benefícios de um bom Termo de Referência

Veja, abaixo, as vantagens práticas de elaborar um Termo de Referência robusto e completo:

• Mais segurança jurídica: evita erros que podem levar à nulidade do processo.

• Propostas mais alinhadas: com uma descrição clara, os fornecedores compreendem exatamente o que a Administração deseja.

• Maior controle da execução contratual: facilita a fiscalização e o cumprimento do contrato.

• Redução de riscos e retrabalho: minimiza a chance de problemas com prazos, qualidade e entregas incompletas.

Dicas para não errar na elaboração

• Evite copiar modelos genéricos sem adaptação à sua realidade.

• Consulte a área técnica e o setor requisitante antes de finalizar o documento.

• Use linguagem clara e objetiva, evitando termos ambíguos.

• Revise o documento com base na nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021).

Conclusão

O Termo de Referência é a espinha dorsal de qualquer processo licitatório. Por isso, sua elaboração deve ser técnica, responsável e detalhada. Quando feito corretamente, ele promove contratações eficientes, transparentes e alinhadas ao interesse público.

Dessa forma, gestores públicos evitam problemas futuros, asseguram a entrega de produtos e serviços de qualidade, e garantem o bom uso do dinheiro público.

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